Как правильно написать докладную записку

Автор: Виктор Сухов, главный редактор. Экономист. Опыт работы в финансах более 15 лет. Дата: 6 декабря 2019. Время чтения 6 мин.

Докладные записки подаются по поручению начальника либо по собственной инициативе подчиненного. Цель документа — сообщить вышестоящему должностному лицу важную информацию, требующую управленческих решений. Внутренняя записка составляется по простой форме, а внешняя — на специальном бланке с определенным перечнем реквизитов и в строгом формате.

Иногда недостаточно устно сообщить руководителю о какой-то ситуации или подвести итоги проделанной работы, порученного задания. Для фиксации своих слов необходимо подготовить краткий доклад — записку. Несмотря на простое название, эта форма составляется по строгим правилам документоведения и может повлиять на важное решение начальства.

Что говорит закон

Докладная записка не упоминается в Трудовом кодексе России и близких к нему актах, т. е. она не определена в нормативной базе как отдельное понятие.

При этом в ОКУД ей отведен специальный код — 0286041, и она входит в один раздел с объяснительной и приказом о назначении дисциплинарной санкции.

Кто и кому пишет

Специфика документа в том, что он передает сведения по вертикали, т. е. от подчиненного руководителю — начальнику отдела, уполномоченному лицу, директору и другим людям, которые принимают управленческие решения.

Автор записки — работник, который находится в подчинении адресата. Им может быть не только рядовой, но и руководитель. Например, начальник отдела направляет сведения вышестоящему главе представительства, филиала. Либо — руководитель филиала передает доклад гендиректору. Соблюдается принцип субординации.

Когда подается:

Фото: cottonbro/ pexels

Причины для создания:

Таким образом, форму представляют подчиненные руководителям для описания какой-либо ситуации, отчета о проделанной работе, предложения новых способов увеличения производительности, улучшения трудовой среды и пр.

Виды

Официальной классификации докладных не существует, но, проанализировав практику, можно выделить следующие:

Внутренние доклады адресуются лицам в пределах компании — начальникам различных отделов, общему руководству. А внешние — направляются в вышестоящие органы, т. е. выходят за рамки фирмы.

Информационные сообщения призваны предоставить сведения о выполняемой трудовой деятельности. Отчетные — о результатах исполненных заданий, распоряжений, инструкций, в целом работы. Инициативные доклады обусловлены возникновением идей по улучшению процесса — в них предлагаются конкретные решения.

Делятся записки и по изложенной в них информации:

Установленные виды сообщений предназначены для разных целей.

Таблица 1. Отличия от других записок

Источник: Ассистентус

Как составляется

Чтобы правильно написать докладную, требуется знать правила оформления в зависимости от ее вида.

По каким принципам готовится внутренний бланк:

Образец внутренней докладной записки

Требования к внешнему докладу строже:

Какие реквизиты должны присутствовать:

В стандарте прописаны и другие пожелания к оформлению организационно-распорядительной документации — что входит в реквизиты, как прописываются названия, имена и пр.

Фото: как должен выглядеть документ по ГОСТУ 7.0.97-2016

Частные случаи и образцы

Главная часть сообщения — содержательный текст. Чтобы его составить, нужно:

Таблица 2. Образцы внутреннего доклада

Источник: составлено автором

Действия руководителя

После изучения документа получатель вправе удовлетворить изложенную в ней просьбу, принять другое решение или отказать по предложению. Он размещает резолюцию на листе сообщения с собственноручной подписью.

Образец резолюции руководителя по докладу

Наглядная инструкцию по написанию докладной приведена в сюжете:

Источник